Fagbank SMB Gode styremøter
Send ut sakspapirer til riktig tid og ha kultur for gjennomlesning på forhånd. Vær oppmerksom på inhabilitet. Gjennomfør systematisk og innenfor tidsrammen. Før tydelig protokoll underveis. Elektronisk protokoll-signering med Orgbrain er smart.
Hvordan forberede og gjennomføre gode styremøter?
Hvordan skal jeg som styreleder forberede og gjennomføre gode styremøter? Her får du råd om dette og hvordan styremøtene kan bli en viktig drivkraft for bedriftens drift og utvikling.
Styremøtene er sentrale i styrets arbeid og uten tvil viktige. Likevel er det helt sentralt å tenke grundig gjennom hvordan møtene skal bli gjennomført. Hvordan ønsker styreleder å lede styret og hvilke forventninger har hun eller han til styrets medlemmer? Et godt styre jobber også i mellom hvert styremøte.
Les mer: Hvordan lage dagsorden for styrememøter med alt som er viktig?
Send ut sakspapirer i god tid
Styremøter kan komme brått på, selv om de er planlagt et år i forveien. Saksliste og sakspapirer har en tendens til å bli sendt ut i siste liten og kanskje litt etter fristen, også. Dette er uønsket formelt sett og i forhold til styremedlemmenes anledning til å forberede seg.
Hvor lang tid i forveien skal sakspapirer ut? Det avgjør bedriften. To uker? Eller kanskje fire dager? Det er bedre å få ut det som er klart enn å forsinke utsendelsen fordi én sak henger. Det går også an å ettersende relevant dokumentasjon nærmere møteoppstart.
I ledelsen av styret må styreleder vektlegge betydningen av at styrepapirene er gjennomgått av styremedlemmene på forhånd. Et godt styremøte beror nemlig på at tiden vies vurderinger og beslutninger knyttet til sakspapirene, ikke gjennomgang av papirene under tidspress.
Noen ganger kan det likevel være slik at omstendigheter gjør at flere styremedlemmer ikke har fått jobbet seg gjennom dokumentene. Unntaksvis kan det da være en idé å åpne møtet med 10-15 minutters stillelesning slik at alle kan bli à jour, eventuelt utsette saker på dagsorden.
Noen ganger vil det på forhånd være klart at enkeltsaker – krevende situasjoner eller kontroversielle tema – vil kreve ekstra tid til diskusjon og behandling. Da kan ordinære saker forskyves til neste eller et ekstraordinært styremøte.
Gode rammer for møtet
Skap gode rammer for møtet, også når de blir gjennomført digitalt. Informer om bevertning og pauser. Tenk litt igjennom hvor folk sitter. Mange har en tendens til å plassere seg samme sted ved siden av de samme. Det kan være noe å løsne litt opp i.
Ved styrets første møte etter generalforsamling der det har vært styrevalg, kan det være en god idé å samle styret til en litt mer uformell halvtime for å bli litt mer kjent med hverandre.
Legg frem dagsorden og ha tenkt igjennom tidsplan. Allerede før møtet er det relevant å forholde seg til spørsmål om inhabilitet. Avklar dette med styremedlemmer før møtet. Noen styrer praktiserer å hente inn vararepresentanter dersom styremedlemmer er inhabile. Da må varamedlemmene også motta sakspapirer og bli innkalt i tide.
En kjent situasjon er også at noen ikke kan komme eller må gå før møtets slutt. Dette kan være noe å fritte ut før møtet slik at vara eventuelt kan bli innkalt i god tid.
For styreleder vil det være godt å ha hjelp til å føre protokoll fra møtet. Protokollen er et viktig verktøy både for å dokumentere beslutninger og for å sikre gjennomføring av tiltak. Styreleder bør være bevisst på dette og styre formen på protokollen. Dokumentasjonen kan i ettertid vise seg å være viktig for det enkelte styremedlem. Orgbrains verktøy sørger for tilgjengelig på den offisielle, signerte versjonen.
Les også: Råd om hvordan bruke styret til strategiutvikling
Gjennomføring av styremøtet
Dagsorden som regel med godkjennelse av innkalling, sakspapirer og protokoll med mindre denne er signert digitalt ved hjelp av verktøy som Orgbrain. Styrets leder må også fastslå om styret er beslutningsdyktig. Beslutningsdyktighet kan bedriften regulere i vedtektene. Står det ingenting der, er styret beslutningsdyktig når minst halvparten av styremedlemmene deltar. Styreleder har dobbeltstemme ved stemmelikhet.
Noen saker skal bare besluttes direkte, slik som godkjenning av innkallingen m.m. Orientering fra daglig leder om drift og økonomi er informasjonssaker som styret «tar til etterretning». Andre saker vil være til diskusjon med påfølgende beslutning, noen ganger med votering.
Daglig leder har som regel talerett, men ikke stemmerett. Ettersom daglig leder sitter nær til det som skjer, kan det være godt å styre eventuelt taletrengthet – særlig ved gjennomgang av driftssituasjonen som er kan være viktig, appellerende og interessant. Få frem det sentrale og gå videre med dagsorden. Mange har opplevd at møtets første time blir slukt av slike gjennomganger.
Gjennomgå den enkelt sak. Her er det avgjørende at styrets medlemmer har forberedt seg og styreleder kan ta en prat på kammerset med de som stiller uforberedt gjentakende ganger.
Inviter til innspill ved å la ordet gå rundt bordet eller ved at styremedlemmene ber om ordet. Noen kan være mer dominerende enn andre i møtesituasjoner og som styreleder bør du passe på at mer beskjedne røster også blir hørt.
Les også: Styret viktig ressurs for bedrifter | Overblikk styrearbeid
Blir det diskusjoner, så styr ordet aktivt. Sett en tidsbegrensning for innlegg på 2-3 minutter. Replikk er en kort kommentar til det siste innlegget og tillates utenfor innleggs-rekkefølge. Faktisk har replikk sitt eget tegn – to fingre i v-form opp i været!
Sett strek for diskusjonen og gjør det tydelig at styret skal stemme: «Da går vi til votering». Ofte kan de ligge i lufta hva som får flertall. Da kan du be om at de som er i mot viser dette med stemmetegn. Hvis styret aksepterer dette som en mulighet, kan du deretter be om tegn fra de som vil avholde seg fra å stemme. De øvrige er da for. Det går naturligvis også an å forsikre seg om antallet ved å be de som er for å rekke opp hånden. Si resultatet høyt og få det inn i protokollen.
Kan man ha hemmelig avstemming? Det kan man ikke i akssjeselskap. I forhold til ansvar må det fremgå hvem som har fattet beslutningene, og eventuelt hvem som har stemt mot.
Avslutning av møtet
Styreleder bør strekke seg for å avslutte møtet innenfor tidsrammen som typisk er 2-3 timer. Det er motiverende å for styremedlemmer at møtelengden er forutsigelig.
Dersom det ikke er utpekt en styresekretær, er det normalt daglig leder som utarbeider protokollen. Å gjør denne langt på vei ferdig underveis i møtet kan spare både daglig leder og styreleder for arbeid senere. Protokollen skal angi sted, tid, deltakere, behandlingsmåte og beslutninger.
Ikke minst skal styreprotokollen være datert og signert av alle styremedlemmene som har deltatt. Også her kommer Orgbrains verktøy inn. Her kan styremedlemmene logge seg inn med sin identitet og signere elektronisk . Det setter sluttstrek for å sende rundt papirer til styremedlemmer som for eksempel ikke var tilstede på det etterfølgende styremøtet hvor protokollen ble signert.
Slik gjennomfører du gode og trygge styremøter
- Etablér en forståelse av betydningen av å lese sakspapirer før møtet
- Lag et årshjul for å sikre at viktige saker får nok tid igjennom året
- Introdusér styremedlemmene for hverandre
- Send dagsorden og sakspapirer til avtalt tid. Ettersend heller noen papirer fremfor å forsinke alle.
- Avklar inhabilitet eller fravær på forhånd. Innkall varamedlemmer i tide
- Tilrettelegg møtet godt på forhånd, enten det handler om bevertning eller at det tekniske fungerer. Teknisk sjekk kan med fordel skje før møteoppstart
- Gjennomgå dagsorden. Ofte fører daglig leder protokoll. Det er en fin effektivitetsgevinst i å gjøre dette underveis mens saken er frisk i minnet. Få vedtak og besluttet tiltak (med ansvarsfordelinger) tydelig frem
- La ordet gå på den enkelte sak, enten rundt bordet eller ved at styremedlemmene ber om ordet. Sørg for at mer stille røster også blir hørt
- Dersom saker skal avgjøres ved votering, så sørg for at det ikke er tvil rundt votering og sluttresultat.
- Send ut protokoll via verktøy som Orgbrain som sikrer signatur og tilgang på protokollen fra alle.
Les mer om Styreportal fra Orgbrain
Ha det tekniske på plass.
Daglig leder har talerett – men ikke rett til å tale hele tiden.
Avhold votering ved behov. Tegnet for replikk er v-tegn i lufta. Replik er en kommentar til siste innlegg.
Protokoll fra styremøte skal minimum inneholde opplysninger om sted, tidspunkt, hvem som deltok, om det var nok deltakere til å fatte beslutning, behandlingsmåten og styrets vedtak.
Det er også funksjonalitet for å sende protokollen digitalt på høring.