Fagbank SMB Dagsorden styremøter med alt viktig
Lag årshjul for å sikre plass til alle viktige og lovpålagte saker. Tenk godt igjennom andre saker som bør på dagsorden. Ikke bare snu bunken, men tenk selvstendig gjennom hva som kan være viktig å behandle.
Hvordan lage dagsorden for styremøter med alt som er viktig?
Hvordan kan du sikre at dagsorden for styremøtene dekker alt som er viktig? Trikset fremfor noen er å etablere en årsplan som sikrer at styret behandler alt det må og skal i løpet av en syklus på 12 måneder.
Møteplanen for styret er et samarbeid mellom styreleder og daglig leder. Daglig leder har som regel det praktiske ansvaret for sakspapirene. Et verktøy som Orgbrain hjelper det med å sette alle lovpålagte saker på dagsorden gjennom året.
Lag et årshjul/årsplan
Alle styrets ansvar og oppgaver kan ikke få plass på hvert styremøte. Det er ikke tid til det. Skulle styret igjennom alt måtte det gå raskt og med harelabb på de enkelte temaene.
Et godt styrearbeid starter derfor ut med å lage en plan for hele året. Orgbrains styreportal har for eksempel verktøy for å legge opp et slikt årshjul som sikrer at alle sentrale saker blir ivaretatt. Du kan velge hvor mange styremøter bedriften ønsker i løpet av et år. Så blir møteplanen satt opp med lovpålagte saker fordelt igjennom året.
Gjennom et slikt årshjul kan styrets leder i samarbeid med selskapsledelsen sørge for plass til viktige sakene som ikke haster for øyeblikket og derfor lett kan bli dyttet på. Det er ikke noe krav til antall møter i aksjeloven. Hver 3.-4. måned er et minimum for å ivareta styrets tilsynsrolle. Et aktivt styre møter oftere, kanskje 10-12 ganger.
Les også: Råd om hvordan bruke styret til strategiutvikling | Fagbank SMB
Faste saker på styremøter
Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte. Med Orgbrain kan protokollen allerede på forhånd være signert elektronisk og dermed godkjent.
Orientering fra daglig leder om drift og økonomi.
Vanlige og lovpålagte saker for årshjulet
Styrets årssyklus med første møte i det nye året. Noen få virksomheter har avvikende regnskapsår, men dette er et sjeldent fenomen her i Norge. For årets første møte kan det være naturlig med:
- Foreløpig gjennomgang av fjorårets regnskap
- Evaluering av styrets arbeid
- Evaluering av daglig leder
I et senere møte vil det årsregnskapet foreligge. Da vil følgende være på dagsorden:
- Godkjenning av styrets årsberetning
- Godkjenning av fjorårets regnskap
- Innkalling til ordinær generalforsamling
Rekkefølgen for saker på øvrige møter kommer ikke nødvendigvis så naturlig som årsregnskapsrelaterte problemstillinger. For å ivareta styrets kontrollfunksjoner det imidlertid viktig å ha HVADA på dagsorden minimum hver fjerde måned.
Dette er saker som styret bør igjennom i løpet av året:
- Periodisk gjennomgang av forsikringer
Periodisk gjennomgang av ansettelsesavtaler
Oppstart av strategiprosess (ofte etter sommeren)
Oppstart budsjettprosess for kommende periode (ofte etter sommeren)
Risikostyring og internkontroll
Godkjenning av selskapets strategi (ofte før årsslutt)
Godkjenning av budsjett (ofte før årsslutt)
Fastsette årsplan for styrets arbeid (ofte før årsslutt)
Annet som er viktig?
Sakene ovenfor er på mange måter et minimum. Orgbrain-verktøyet inneholder 100 ferdige dagsorden-punkter som du kan dra og slippe inn på det aktuelle styremøtet i kalenderen. En gjennomgang av disse vil være nyttig i forhold til å skape fruktbare prosesser i styret. Samme type saksbibliotek ligger klart for generalforsamlinger.
Noen har lett for bare «å snu bunken» og sette opp de samme sakene år etter år. Som et element i nyskapning kan det være fornuftig å bryte med denne vanen.
Lage et årshjul. Her ser du et eksempel fra Orgbrain som automatisk kan generere en møteplan for hele året.
Når visse saker skal være på dagsorden gir seg litt med sesong. Arbeidet med strategi og budsjettering starter ofte på ettersommeren.
Styrets årsplan (eller årshjul) er et kortfattet styringsdokument der styret velger ut konkrete oppgaver som skal behandles det kommende året. Denne er ofte rullerende med en årlig revidering på slutten av hvert år. En slik plan er ikke lovregulert, men anbefales for alle selskaper med en viss aktivitet. Meningen med årsplanen er først og fremst for å forenkle styrets arbeid. Årsplanen skaper en felles aksept og forståelse blant styremedlemmene for hva som skal behandles av aktuelle oppgaver. Samtidig må styret være bevisst på at årsplanen skal være et hjelpemiddel og ingen tvangstrøye. Gjennomføring av årsplanen bør derfor være fleksibel slik at nye oppgaver kan tillegges årsplanen om nødvendig. Årsplanen har også den effekt at den gir den daglige ledelsen mulighet til å vise styret at de har kontroll over virksomheten.
For at styret skal jobbe effektivt og målrettet med årsplanen må arbeidet struktureres på en slik måte at styret avklarer hvor, når og hvilke aktuelle saker som skal behandles i de kommende styremøtene.
Årsplanen gir styremedlemmene anledning til å forberede seg på sakstypene som skal behandles i det enkelte styremøte eller i den enkelte periode, og den daglige ledelsen får utarbeidet nødvendige saksdokumenter i tide. Planlegging gjennom årsplan bidrar positivt til at den daglige ledelsen legger frem et gjennomarbeidet og tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for styret i den aktuelle sak.
I likhet med en styreinstruks vedtas en årsplan av styret, og det det er normalt styrelederen som har ansvaret for at årsplanen blir fulgt.
Les også: Hvordan forberede og gjennomføre gode styremøter?
Eksempel på innhold som kan nedfelles i en årsplan, kan være:
Kvartal 1
Gjennomgang av årsregnskap
Evaluering av daglig leder
Møte med revisor
Gjennomgang av styrets sammensetning
Godtgjørelse til styret og ledende ansatte
Kvartal 2
Godkjenning av årsregnskap og årsberetning
Innkalling til ordinær generalforsamling
Avholdelse av ordinær generalforsamling
Kvartal 3
Halvårsrapportering
Gjennomgang av forsikringer
Oppstart av strategi- og budsjettprosess
Kvartal 4
Styreevaluering
Fastsette årsplan for kommende år
Årlig gjennomgang av internkontroll (herunder GDPR, IT-sikkerhet og HMS)
I aksjeselskap skal daglig leder minst hver fjerde måned rapportere til styret. I de fleste selskaper som har en viss aktivitet, vil det være behov for hyppigere rapportering enn dette. Hvor omfattende og detaljert rapporteringen skal være, må avgjøres ut fra selskapets størrelse, hvilke saker daglig leder har hatt til behandling siden forrige rapportering, samt hvor stor betydning disse sakene har for selskapet.
Les mer om Styreportal fra Orgbrain