Halvparten av offentlige virksomheter har ikke tilstrekkelig oversikt over dokumentasjonen de forvalter, ifølge Nasjonalarkivets rapport om tilsyn og bevaring i 2025. Mangelfull journalføring, uklare ansvarsforhold og svak internkontroll går igjen i funnene.
Nasjonalarkivet avdekket flere gjennomgående svakheter i statlige og kommunale virksomheters dokumentasjonsforvaltning i 2025. Ifølge den årlige rapporten om tilsyn og bevaring mangler halvparten av offentlige virksomheter tilstrekkelig oversikt og kontroll over sin egen dokumentasjon. Det øker risikoen for at dokumentasjon går tapt, blir lagret feil eller oppbevares i strid med personvernregelverket.
Rapporten sammenfatter funn fra Nasjonalarkivets tilsyn, årlige undersøkelser og arbeid med bevaringsvurderinger i 2025. Den peker særlig på mangler ved internkontroll, plassering av arkivansvar, journalføring og digital langtidsbevaring.
Mangelfull journalføring
Nasjonalarkivet har avdekket mangelfull journalføring og feilregistreringer i offentlige journaler hos både kommuner og statlige virksomheter. Slike mangler kan gjøre det vanskeligere å finne frem til dokumenter og få oversikt over saker som behandles av det offentlige. Det kan også øke risikoen for at innsynskrav ikke blir behandlet på et fullstendig grunnlag.
Nasjonalarkivet vurderer journalføring og dokumentasjonsforvaltning som grunnleggende forutsetninger for åpenhet og etterprøvbarhet i offentlig sektor. Manglende eller feil registrering kan derfor få konsekvenser for offentlighetens mulighet til å kontrollere forvaltningens arbeid.
Rapporten viser også til at svak dokumentasjonsforvaltning kan påvirke virksomhetenes omdømme og tilliten til offentlig forvaltning.
Uklart ansvar og svak internkontroll
Manglende styring og uklar fordeling av ansvar er et annet gjennomgående funn. Ifølge Nasjonalarkivet kan svak internkontroll gjøre offentlige virksomheter mer utsatt for feil, informasjonstap og brudd på regelverket. Manglene kan også påvirke kvaliteten og effektiviteten i tjenestene som virksomhetene leverer.
Problemene har blitt observert over tid og gjelder særlig manglende oversikt over hvilken dokumentasjon virksomhetene har, hvor den er lagret, hvem som har ansvaret for den, og hvordan den skal sikres for fremtiden. Nasjonalarkivet knytter funnene til kravene i det nye arkivregelverket, hvor offentlige virksomheter får et større ansvar for sin egen dokumentasjonsforvaltning.
Etter Nasjonalarkivets vurdering bør informasjons- og dokumentasjonsforvaltning i større grad behandles som et ledelsesansvar, og ikke bare som en administrativ eller arkivfaglig oppgave.
Etterlyser verdivurdering av dokumentasjonen
Nasjonalarkivet anbefaler at statlige og kommunale virksomheter skaffer seg bedre oversikt over informasjonen og dokumentasjonen de forvalter. Virksomhetene bør ifølge rapporten foreta aktive verdivurderinger for å avklare hvilken dokumentasjon som skal oppbevares i en begrenset periode, og hvilken dokumentasjon som har varig verdi for samfunnet.
En slik vurdering skal blant annet redusere risikoen for at viktig dokumentasjon går tapt. Den skal også motvirke at personopplysninger oppbevares lenger enn det finnes et lovlig eller saklig behov for. Nasjonalarkivet mener verdivurdering bør prioriteres på ledelsesnivå og inngå som en del av den strategiske virksomhetsstyringen. Målet er en mer kontrollert og forutsigbar forvaltning av offentlig informasjon.
Vil ha tilsyn med offentlighetsloven
Rapporten peker også på det Nasjonalarkivet beskriver som et hull i kontrollen med offentlighetsloven. Det finnes i dag ingen statlig forvaltningsmyndighet som fører løpende tilsyn med hvordan offentlige virksomheter etterlever loven. Sivilombudet behandler klager og kan undersøke saker på eget initiativ, men har ikke rollen som et ordinært tilsynsorgan for offentlighetsloven.
Nasjonalarkivet fører tilsyn med dokumentasjonsforvaltningen etter arkivregelverket, men ikke med virksomhetenes etterlevelse av offentlighetsloven. Rapporten fremhever at arkivering, journalføring og offentlig innsyn henger tett sammen. Retten til innsyn forutsetter at dokumentene finnes, er korrekt registrert og kan gjøres tilgjengelige.
Nasjonalarkivet anbefaler derfor at en statlig myndighet får ansvar for å føre tilsyn med offentlighetsloven. Hvordan et slikt tilsyn skal organiseres, hvilket mandat det skal ha og hvordan det skal samarbeide med eksisterende kontrollorganer, må etter etatens vurdering utredes nærmere. Hensikten vil være å sikre en mer helhetlig kontroll med både dokumentasjonsforvaltning og retten til offentlig innsyn.
Ønsker mer bruk av Digitalarkivet
Digital langtidsbevaring blir omtalt som et særlig kritisk område i rapporten. Bevaring av digital dokumentasjon over lang tid krever spesialisert kompetanse og stabile tekniske løsninger. Nasjonalarkivet mener det for mange virksomheter, særlig kommuner, ikke vil være bærekraftig å utvikle og drifte separate løsninger på egen hånd.
Etaten anbefaler derfor at Digitalarkivet tas i bruk i større omfang som en nasjonal fellesløsning for arkivdata. En felles løsning skal ifølge rapporten kunne redusere sårbarheten som følger av mange fragmenterte systemer, samtidig som kostnadene ved lagring, sikring og tilgjengeliggjøring kan bli lavere.
Nasjonalarkivet anbefaler også at flere papirarkiver konverteres til digitale formater. Digitalarkivet bør etter etatens syn kunne ta imot slike digitaliserte arkiver uavhengig av hvilken bevaringsinstitusjon materialet tilhører. Målet er å etablere en mer enhetlig vei fra papirbaserte arkiver til digital langtidsbevaring for både statlig og kommunal sektor.
Dokumentasjon som del av beredskapen
Rapporten kobler også dokumentasjonsforvaltning til samfunnssikkerhet og beredskap. Nasjonalarkivet anbefaler at departementene følger opp dokumentasjonsforvaltningen og internkontrollen i underliggende etater gjennom den ordinære styringsdialogen. Dette bør ses i sammenheng med informasjonssikkerhet og øvrig beredskapsarbeid.
Etaten viser til risikoen for at dokumentasjon kan gå tapt, bli kompromittert eller være utilgjengelig når den trengs. Ifølge rapporten er det behov for mer samordning og en felles forståelse i departementene av hvilken betydning dokumentasjons- og informasjonsforvaltning har for totalberedskapen. Nasjonalarkivet mener derfor at fagområdet bør inngå som en integrert del av statens arbeid med beredskap og samfunnssikkerhet.