Offentlige anskaffelser er kjent for å være tidkrevende og komplekse. Nå vil gründeren bak Simplement, Kjetil Håland, forvandle innkjøpsarbeidet med et system av roboter, integrasjoner og kunstig intelligens. – Vi vil gjøre innkjøp både raskere, tryggere og bedre, sier Håland.
Å kombinere roboter, databaser og kunstig intelligens i ett landskap kan høres ut som science fiction. For Kjetil Håland, daglig leder og gründer av Simplement, er det en nødvendig modernisering av en bransje preget av manuelt arbeid og silotankegang.
– Jeg har selv opplevd hvor tidkrevende en habilitetsvurdering kan være når alt må gjøres manuelt. Vi snakker åtte timers arbeid som kunne vært redusert til fem minutter, sier Håland.
Simplement er utviklet spesielt for norske offentlige innkjøpere, med en helhetlig løsning som håndterer alt fra planlegging og konkurransegjennomføring til kontraktsoppfølging. Kunstig intelligens er en sentral komponent, men langt fra den eneste.
KI som rådgiver – ikke dommer
I kjernen av Simplements filosofi ligger en tydelig balansegang mellom automasjon og menneskelig vurdering.
– Jeg kunne utviklet et system som gjennomfører hele prosessen automatisk. Men feil i offentlige anskaffelser kan få store konsekvenser. Derfor fungerer vår KI som en rådgiver, ikke en erstatter, forklarer Håland.
KI-assistenten kan oppsummere tilbud, analysere regnskapstall og utarbeide kravspesifikasjoner, men det er alltid innkjøperen som tar de endelige beslutningene.
Pilotsamarbeid med Innherred anskaffelser
For å sikre at løsningen traff virkelige behov, etablerte Simplement et pilotsamarbeid med Innherred anskaffelser.
– Vi ønsket en kunde med solid fagkompetanse som kunne gi ærlige og konstruktive tilbakemeldinger. Innherred anskaffelser har vært en perfekt samarbeidspartner, sier Håland.
Samarbeidet har allerede resultert i bedre kvalitet på konkurransegrunnlagene, færre regelverksfeil og en betydelig kortere anskaffelsestid.
Automatisert kvalifisering og smartere kontrakter
Simplement benytter blant annet Brønnøysundregistrene som kilde for automatisert leverandørkvalifisering. Systemet kan avdekke uregelmessigheter som falske kredittvurderinger – et stadig mer aktuelt problem.
– I én sak kunne vår løsning umiddelbart ha avslørt forsøk på svindel, som ellers kunne kostet kommunen dyrt, sier Håland.
Gjennom en sentral innkjøpsportal kan hele organisasjonen bidra med tilbakemeldinger underveis i prosessen. Kunstig intelligens bruker så disse erfaringene til å forbedre fremtidige anskaffelser, blant annet ved å oppdage systematiske faktureringsfeil hos leverandører.
Ambisjoner for fremtiden
Simplement er i dag et tidligfase-selskap med Håland alene i førersetet, men ambisjonene er store. Løsningen bygger på teknologi fra UiPath – en verdensledende aktør innen prosessautomatisering – noe som gir et solid teknologisk fundament.
– Om fem år håper jeg Simplement er Norges ledende plattform for automatiserte innkjøpsprosesser i offentlig og privat sektor. Regjeringen har tydelige mål om økt bruk av kunstig intelligens i offentlig sektor. Hvis de følges opp i praksis, er vi godt posisjonert, sier Håland.
Motstand mot endring – en utfordring
En av de største hindringene i dag er ifølge Håland at mange offentlige virksomheter er forsiktige med å ta i bruk ny teknologi.
– Ofte ser vi at det investeres millioner i konsulenttjenester, når en brøkdel av beløpet kunne vært brukt til å bygge bedre interne prosesser. Jeg tror strammere budsjetter og strengere krav til effektivitet vil endre dette bildet, sier han.
