Google lanserer en ny AI-funksjon som lar brukerne lete gjennom innboksen ved å stille muntlige spørsmål. Med Gmail Live skal Gemini finne og sammenstille opplysninger som ligger begravet i e-posttråder – uten at brukeren må huske avsender, dato eller bestemte søkeord.
Tradisjonelt søk i en e-postinnboks forutsetter at brukeren vet noe om meldingen som skal finnes. Det kan være navnet på avsenderen, en formulering i emnefeltet eller omtrent når e-posten ble mottatt. Google vil nå erstatte mye av denne letingen med en samtale. Den nye funksjonen Gmail Live lar brukeren stille spørsmål med stemmen, mens Googles Gemini-modell undersøker innholdet i innboksen og forsøker å gi et direkte svar.
Brukeren kan for eksempel spørre om gatenummeret til en kommende flyreise eller hva som skal skje på barnas skole i løpet av uken. AI-systemet skal deretter finne de relevante meldingene og trekke ut informasjonen som besvarer spørsmålet. Funksjonen er en del av en bredere satsing på stemmestyrt kunstig intelligens i Google Workspace. Samtidig lanserer teknologigiganten tilsvarende samtalefunksjoner i Google Docs og notattjenesten Google Keep.
Fra søkeord til naturlig språk
Forskjellen mellom Gmail Live og et tradisjonelt søkefelt handler ikke bare om at brukeren kan snakke i stedet for å skrive. Den viktigste endringen er at søket blir basert på mening og sammenheng fremfor nøyaktige ord. Dersom en innboks inneholder lange e-posttråder om en ordre, en kundeleveranse eller et prosjekt, skal brukeren i prinsippet kunne stille et spørsmål om saken uten å vite hvilken melding svaret står i. Gemini må da tolke spørsmålet, identifisere de relevante e-postene og sammenstille opplysningene.
Dette gjør e-postsystemet til noe mer enn et digitalt arkiv. Innboksen blir i større grad en kunnskapsbase som brukeren kan føre en samtale med. For mange ansatte kan dette redusere tiden som brukes på å lete gjennom eldre korrespondanse. Informasjon om avtaler, leveranser, møter og kundedialog ligger ofte spredt mellom flere meldinger og avsendere. Et samtalebasert søk kan gjøre denne informasjonen enklere å hente frem.
Det er likevel en avgjørende forutsetning at modellen forstår konteksten riktig. Et svar som virker troverdig, men bygger på en gammel eller irrelevant e-post, kan være mer problematisk enn et ordinært søkeresultat hvor brukeren selv vurderer meldingene.
Skal hjelpe brukerne med å skrive
Samtidig med Gmail Live lanserer Google Docs Live. Her skal brukeren kunne diskutere en idé muntlig med Gemini og få hjelp til å bygge opp et strukturert dokument. Funksjonen skal organisere tankene, foreslå en disposisjon og utvikle et førsteutkast mens samtalen pågår. Med brukerens tillatelse kan Docs Live også hente relevante opplysninger fra Gmail, Google Drive, Google Chat og det åpne nettet.
Dette innebærer at Google beveger seg videre fra den enkle dikteringsfunksjonen, hvor tale bare blir omgjort til tekst. Gemini skal også tolke innholdet, sortere ideene og bidra til selve utformingen av dokumentet. For små og mellomstore bedrifter kan dette være nyttig ved utarbeidelse av møtereferater, tilbud, notater, prosjektbeskrivelser og interne dokumenter. En leder eller medarbeider kan beskrive hva dokumentet skal inneholde, mens AI-verktøyet setter informasjonen inn i en foreløpig struktur.
Det ferdige resultatet må fremdeles kontrolleres. Når systemet henter informasjon fra flere kilder, øker også risikoen for at utdaterte opplysninger, feil sammenhenger eller sensitiv informasjon trekkes inn i dokumentet.
Gjør muntlige tanker til organiserte notater
Den tredje nyheten er Keep Live. Google Keep har til nå først og fremst vært et enkelt verktøy for korte notater, påminnelser og huskelister. Med den nye funksjonen kan brukeren snakke fritt, mens AI-systemet bearbeider innholdet og gjør det om til strukturerte notater og oppgaver. En muntlig strøm av ideer kan dermed sorteres i en oversikt uten at brukeren trenger å skrive eller organisere innholdet manuelt.
For arbeidstakere som ofte er på farten, kan dette senke terskelen for å dokumentere ideer umiddelbart. Selgere kan registrere observasjoner etter et kundemøte, håndverkere kan lage en oversikt over oppgaver fra arbeidsstedet, og ledere kan samle tanker mellom møter. Felles for Gmail Live, Docs Live og Keep Live er at stemmen blir en mer sentral inngang til arbeidsverktøyene. Brukeren skal ikke lenger behøve å lære bestemte kommandoer, men kan uttrykke seg på vanlig språk og fortsette med oppfølgingsspørsmål.
Kan gi små bedrifter et produktivitetsløft
Store virksomheter har lenge hatt mulighet til å investere i avanserte søkesystemer, kunnskapsbaser og administrative støttefunksjoner. For en mindre bedrift er mye av den interne kunnskapen ofte spredt mellom e-post, dokumenter, chat og hodene til enkeltpersoner.
Dersom Googles nye funksjoner fungerer som lovet, kan de gjøre denne informasjonen mer tilgjengelig uten at bedriften må bygge et eget system. En medarbeider kan raskere finne ut hva som ble avtalt med en kunde, trekke frem tidligere korrespondanse eller lage et førsteutkast med utgangspunkt i informasjon som allerede finnes i virksomheten.
Den største gevinsten ligger trolig ikke i én dramatisk automatisering, men i en rekke små tidsbesparelser gjennom arbeidsdagen. Noen minutter spart på å finne en gammel e-post, strukturere et notat eller begynne på et dokument kan samlet få betydning. Samtidig vil nytteverdien avhenge av hvor ryddig informasjonen er, og hvilke datakilder Gemini får tilgang til. Kunstig intelligens kan gjøre det enklere å finne eksisterende kunnskap, men den kan ikke rette opp manglende dokumentasjon eller uklare interne rutiner.
Personvern blir sentralt
Når en AI-modell skal søke i e-post og hente informasjon fra andre arbeidsverktøy, blir tilgangsstyring og personvern avgjørende spørsmål. En bedriftsinnboks kan inneholde kundeopplysninger, kontrakter, personalsaker, priser og annen forretningssensitiv informasjon. Virksomhetene må derfor vite hvilke opplysninger systemet behandler, hvordan dataene brukes og hvilke administrative innstillinger som gjelder.
Behovet for kontroll blir enda tydeligere når Docs Live kan hente materiale fra flere tjenester samtidig. En opplysning kan være legitim å lese i én sammenheng, men uegnet å trekke inn i et dokument som skal deles med andre. Bedrifter bør derfor behandle innføringen av slike funksjoner som mer enn en vanlig programvareoppdatering. Tilgangsrettigheter, interne retningslinjer og opplæring må følge med dersom verktøyene skal brukes på en forsvarlig måte.
Brukerne må også være oppmerksomme på at generativ AI kan gi feilaktige eller ufullstendige svar. Gmail Live kan gjøre det raskere å finne informasjon, men systemet bør ikke uten videre være siste kontrollinstans i saker med økonomiske, juridiske eller personalmessige konsekvenser.
Rulles først ut til betalende abonnenter
De nye funksjonene begynte å bli rullet ut i begynnelsen av september. Gmail Live og Keep Live blir i første omgang tilgjengelige for abonnenter på Google AI Plus, Pro og Ultra. Docs Live krever et Pro- eller Ultra-abonnement.
Google opplyser at alle tre funksjonene også skal komme til bedriftskunder som bruker Google Workspace. Selskapet har foreløpig ikke oppgitt en nøyaktig dato for denne utrullingen i kunngjøringen. Det fremgår heller ikke hvilke språk og markeder som blir støttet fra starten.
Tilgjengeligheten for norske virksomheter kan derfor avhenge av abonnement, konto, marked og språkstøtte.